Почему Google? Потому, что только в нем можно работать с документами в облаке без боли в глазах.
Шаг 1.
Создаем новый аккаунт, желательно с рабочей почты (да, Google позволяет так делать).
С рабочей почты потому, что:
а) Всем виден автор пространства.
б) Так ты гарантируешь безопасность своего почтового ящика.
Шаг 2:
Делаем корневые папки:
а) Для всех сотрудников отдела
б) Только руководителей
в) С файлами для клиентов
Шаг 3:
Задаём права доступа.
Помним. что право доступа к папке задает права доступа ко всем файлам внутри, т.е. это придется выполнить всего один раз.
Не забываем собрать все почты сотрудников в единый файлик, иначе потом не вспомним, кто такой dyadyapetya666@gmail
Внутренняя документация не должна быть доступна по ссылке ни в коем случае.
Шаг 4:
Начинаем создавать подпапки.
Пример того, как это может быть:
В разделе “для сотрудников”:
а) Обучающие материалы
б) Должностные инструкции
в) Регламенты и правила работы
г) Реквизиты компании и прочие документы, если функционал МОП предполагает работу с договорами.
Раздел, где работаешь сам, открыт для себя и начальства. Папки:
а) Обучение для руководителей. Нужно на случай передачи процессов + чтобы не забыть самому.
б) Сотрудники с разделением на папки по каждому. Там их рабочие файлы – аналитики, таблички подсчета ЗП и другие.
в) Отчеты – твоя основная рабочая зона.
Также хорошей идеей будет создание каждый месяц папок вида “24 12” для файлов, не относящихся к другим категориям.
Описанное полезно не только руководителям и не только для Google Диска. На рабочем компьютере под каждый проект выделяется похожая папка с примерно такой же структурой. Так ты сможешь избежать хаоса в рабочем пространстве.